Ironično je, da je upravljanje s časom problem, ki zadeva vse, a nihče nima časa, da bi se z njim ukvarjal. Vsekakor pa se velja malo posvetiti analizi, kako porabljamo svoj čas in ali se je mogoče bolje organizirati. Učinkovitejše upravljanje delovnega časa je možno, vendar se je treba problema lotiti aktivno.
Brez dvoma čas teče. In več časa ko mine, ne da bi se bolje organizirali, več izgubljamo, s tem pa energije in priložnosti. Zato je bistvenega pomena, da analiziramo svoj delovni dan, da razumemo, ali so potrebne kakšne spremembe .
21 nasvetov za upravljanje časa v službi in večjo učinkovitost
Upravljanje s časom je zapleteno vprašanje, ki sega od povečanja produktivnosti do ravnovesje med delom in družinskim življenjem . Cilj je preprečiti izgorelost, ustvariti dobre navade in si zastaviti dolgoročne cilje. Načrtovanje in določanje prioritet je skrivnost ponovnega nadzora nad našim časom in življenjem ne glede na naš poklic. . Jory MacKay ponuja 21 strategij za boljše upravljanje s časom.
Razumeti, kje se konča naš čas
Upravljanje s časom ne pomeni, da se ujamete v tesnobo ali strah, da ga boste izgubili. Namesto tega gre za razumevanje prednosti pametnejše uporabe, kot pojasnjuje MacKay. Iz tega izhaja prva skupina strategij in nasvetov:
1. Zavedajte se, da je upravljanje s časom pomembno vprašanje. Kot smo rekli, ne gre za strah pred izgubo časa, temveč za razumevanje prednosti pravilnega upravljanja.
2. Bodite realni: koliko dela lahko dejansko opravite v enem dnevu? O času lahko razmišljamo preprosto kot o viru, ki ga potrebujemo v večjih količinah, vendar imeti več časa ne pomeni nujno, da smo bolj produktivni. Najboljši način za upravljanje je, da načrtujete, kaj boste delali in kdaj.
3. Ugotovite, kje pride do uhajanja časa. Bolj kot razumete potek delovnega dne, bolj bodo vaša prizadevanja vplivala na celotno upravljanje.
4. Postavite si dnevne cilje in uporabite sisteme sledenja, ki vam pomagajo razumeti, kako porabljate svoj čas. Ko imate splošno vizijo, lahko začnete spreminjati svoj dan.
5. Ustvarite motivacijsko jutranjo rutino. Dobra rutina ob prebujanju nas pripravi na produktiven delovni dan: je pozitivna spodbuda, ki nas spremlja do večera.
6. Odpovejte se večopravilnosti . Raziskave to potrjujejo: človek se ne more osredotočiti na več kot eno nalogo hkrati. Če opazite, da izgubljate koncentracijo, se ustavite in zapišite svoje misli, preden se vrnete k glavni nalogi.
Dajte prednost najpomembnejšemu delu dela in prepustite ostalo
Ko razumemo, kam gre naš čas, se moramo odločiti, čemu ga bomo posvetili (in čemu ne). Zato nam MacKay svetuje:
7. Prepoznajte nujno delo. Razumevanje, kaj zahteva takojšnjo pozornost in kaj ni pomembno ali nujno, nam pomaga sestaviti premišljen koledar.
8. Ko določite svoje prioritete, bodite kategorični . Izberite svoje glavne cilje in se osredotočite nanje.
9. Za prenos nekaterih nalog uporabite pravilo 30X . To je pravilo Roryja Vadena: porabite 30-krat toliko časa, kolikor je potrebno za dokončanje naloge, da jo naučite nekoga drugega. Če si vzamemo čas za poučevanje druge osebe in nato delegiranje, nam bo prihranilo 1100 minut na leto . Ali kot pravi Vaden, 733% povečanje ROTI (Return on Time Invested).
10. Pridobite besedo ne iz svojega besedišča . Glede na članek, ki ga je objavila Univerza v Chicagu, nam beseda Ne delam tega namesto Ne zmorem omogoča, da se veliko lažje osvobodimo neželenih obveznosti.
Vzpostavite funkcionalen dnevni urnik
Ko so prvi končani
11. Določite urnike in ne roke . Mackay si tukaj sposodi nasvet James Clear . Namesto da lovite rok (in se nato počutite razočarani, če na koncu ne uspete ostati točni), si postavite pomemben cilj in določite načrt.
12. Načrtujte na podlagi časa in ne dejavnosti . Razčlenite zahtevne naloge na seje merljivega trajanja. Z organizacijo dneva na delčke časa namesto na naloge lahko začnemo upravljati svoj urnik na podlagi znanega datuma (ali obveznosti).
Koledar je nekaj končnega. Dan vsebuje samo določeno število ur. To dejstvo postane jasno v trenutku, ko poskušamo v končen prostor spraviti nerealno število stvari.
-Peter Bregman-
13. Načrtujte odmore in počitke. Potrebujemo čas za počitek in sprejeti moramo, da bodo prekinitve. Neupoštevanje tega pomeni kaotično delo. Nepričakovani dogodki obstajajo in naše telo nas opozori, kdaj je čas za odmor. Če ne pustimo rezerve, se nam lahko nenadoma sesujejo načrti.
14. Ločite čas proizvajalca od časa upravitelja . Z lahkoto je zapolniti čas z rutinskimi opravili in ne pustiti dovolj prostora za smiselno delo. Ena stvar je naredi drugo je upravljati .
15. Razporedite dejavnosti skozi ves teden. Združite podobne dejavnosti in izkoristite zagon, ki izhaja iz začetka zaposlitve. Uporabite Newtonov prvi zakon gibanja za produktivnost: premikajoči se predmet nadaljuje svoje gibanje.
Uporabite prostor za bolj motivacijsko upravljanje časa pri delu
Koledar in urnik nista edina orodja za upravljanje časa, ki ju imamo. Mackay predlaga nekaj strategij za uporabo v pisarni, ki lahko vplivajo na naš način dela.
16. Preizkusite metodo pokovka za odklepanje časa. Spreminjanje delovnega mesta čez dan je lahko dober način za ohranjanje motivacije in produktivnosti. To je tehnika, ki jo je predlagal Joel Runyon in deluje takole:
- Na list papirja zapišite vse svoje delovne obveznosti za ta dan.
- Ta seznam razdelite na tri enake dele ali sklope (glejte točko 15).
- Za vsako delovno serijo izberite tri različne postaje.
17. Delajte po energijskem ritmu svojega telesa. Organizirajte svoje delo na najbolj funkcionalen način za vas. Ne razmišljajte samo o upravljanju časa, ampak tudi o energije .
Zaščitite svoj čas
Nikoli ne bo zmanjkalo situacij, ki vam bodo poskušale zavzeti čas. Čas je treba zaščititi, da se izognemo njegovi nepravilni uporabi. Mackay ponuja naslednji nasvet.
18. Uporabite strateško lenobo za delo na pravih stvareh . Koncept strateške lenobe vključuje dajanje prednosti pomembnim delom in nalogam ter dopuščanje malo lenobe tistim, ki so manj pomembna.
Nič ni manj produktivno kot učinkovito početi tisto, česar sploh ne bi smeli početi.
-Peter Drucker-
19. Samodejno branite svoj čas, o katerem se ni mogoče pogajati. Pomembno je zagotoviti, da delo, ki zahteva koncentracijo, poteka brez težav in prekinitev. V ta namen se je bistveno izogibati motnjam. Obstajajo orodja, ki vam omogočajo samodejno komuniciranje z drugimi, ko niste dosegljivi. Druga možnost je, da poiščete način, kako sporočiti, da ste osredotočeni in da ne želite, da vas motijo.
20. Uporabite metodo Ivy Lee, da dobro zaključite dan. Ivy Lee priporoča preprosto dnevno rutino v petih korakih za maksimalno produktivnost.
- Na koncu vsakega delovnega dne si zapišite šest najpomembnejših stvari, ki se jih morate lotiti naslednji dan. Ne napišite več kot šest nalog.
- Teh šest predmetov razporedite po pomembnosti.
- Naslednji dan se osredotočite na svojo prvo službo. Izpolnite to, preden preidete na drugo.
- Na enak način nadaljujte s preostalim seznamom. Ob koncu dneva premaknite nedokončane naloge na seznam za naslednji dan.
- Ta postopek ponovite vsak delovni dan.
21. Ne pozabite na prednosti prostega časa. Upravljanje s časom ni samo delo. Da bi našli ravnovesje v svojem poklicnem življenju, ki nas ohranja zdrave in srečne, se moramo spomniti časa, namenjenega počitku, prostemu času in socializacija .
Boljše upravljanje delovnega časa: možen izziv
Upravljanje delovnega časa in večja produktivnost je izziv, ki je dosegljiv vsakomur . Vendar se moramo ustaviti in razmisliti o tem, kaj počnemo, kako to počnemo in kaj pravzaprav želimo doseči. Delati ne pomeni nujno delati ali dokončati.
Zato posvetite potreben čas, da preučite svojo rutino in prerazporedite svoje dejavnosti. S temi indikacijami boste lažje organizirali svoj delovni ali učni dan in dosegli boljše rezultate.
